Pilas de papeles en tu escritorio. Departamentos enteros dedicados durante todo el día a introducir información. Son escenas que hoy en día no se ven con tanta frecuencia. Los procesos logísticos se han vuelto mucho más eficientes. O al menos, eso es lo que pensamos. Sin embargo, el procesamiento de documentos entrantes aún requiere mucho tiempo. Especialmente cuando se realiza de forma manual. A diario, te llega un flujo constante de facturas de compra, confirmaciones de pedidos o documentos de envío, que todos deben ser procesados en tu sistema. Con el módulo de Captura de Documentos actualizado, podrás ahorrar tiempo y evitar que tus empleados tengan que ingresar manualmente estos documentos en tu software.

OCR en la base del reconocimiento de documentos

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) es el proceso de reconocer texto y convertirlo en datos digitales. Muchas empresas confían en esta técnica para convertir diversos tipos de documentos (analógicos) en datos digitales. Sin embargo, surgen algunos problemas, ya que muchas aplicaciones no logran interpretar correctamente la coherencia entre los elementos del documento. Además, los caracteres no siempre son reconocidos de manera precisa. Pensemos, por ejemplo, en la diferencia entre la letra O y el número 0 (cero), o entre la letra I y el número 1. Además, si se coloca un documento de forma inclinada en un escáner, los problemas se multiplican. Esto da lugar a datos desestructurados que no son útiles para los sistemas informáticos. A menudo, se requiere intervención humana para obtener datos utilizables, lo cual consume tiempo.

El OCR se desarrolló en vísperas de la Primera Guerra Mundial. El físico Emanuel Goldberg creó una máquina capaz de convertir caracteres individuales impresos en papel en señales para el telégrafo. En aquella época, muchas empresas utilizaban microfilms para almacenar documentos de manera compacta, pero encontrar un documento en particular era todo un desafío. Goldberg utilizó una célula fotoeléctrica y un proyector de películas para reconocer patrones en esos microfilms. Este fue uno de los fundamentos de la versión moderna del OCR.

Los avances tecnológicos abren las puertas a nuevas funciones

Ahora, en 2022, los desarrollos tecnológicos van rápido. ¿El resultado? Al combinar tecnologías como el aprendizaje automático profundo y la inteligencia artificial, podemos llevar el OCR a un nivel completamente nuevo. Un nivel que ofrece posibilidades para sus procesos. Entre otras cosas, la cantidad de errores al reconocer documentos ha desaparecido casi por completo. Puedes procesar un sinfín de tipos de documentos de los que deseas recuperar datos. Por lo tanto, esta técnica ahora se usa en el renovado módulo de Captura de Documentos de 3PL Dynamics.

Procesa documentos automáticamente a través de DataHub

La plataforma de integración DataHub se diseñó originalmente para procesar archivos de datos estructurados como EDIFACT, XML o JSON, sin embargo y con todos los desarrollos en OCR, DataHub ahora tiene la capacidad de traducir todos los documentos imaginables a datos estructurados con Document Capture. Procesa directamente estos datos en 3PL Dynamics desde un archivo PDF hasta texto en un correo electrónico o una imagen con texto.

Dejar de teclear manualmente las facturas

Al procesar los documentos de forma automática, ahorras tiempo. Sin lugar a dudas. Por ejemplo, cuando recibes una factura de tu proveedor, tus empleados deben procesar este documento. En la práctica, esto generalmente implica que tu empleado tenga que ingresar manualmente la información de la factura. O, con un poco de suerte, copiar y pegar los datos. Al procesar la factura a través de DataHub, solo necesitarías realizar una verificación visual como máximo antes de contabilizar la factura. Luego, solo tendrías que centrarte en las excepciones, mientras que la mayor parte se procesa automáticamente de manera correcta. Calcula cuánto tiempo podrías ahorrar solo en el procesamiento de facturas.

La mayoría de los OCR inteligentes pueden procesar correctamente el 80 % de las facturas de compra. Tu empleado puede dedicar el 20% de su tiempo a estas facturas, sin embargo, el 20% de las facturas más complejas pueden ocupar el 80% de su tiempo.

Supongamos que tu empleado necesita 2,5 días para procesar todas las facturas, entonces, ahorrarías más de un día cuando la mitad de estas facturas complejas también se procesen automáticamente. Desafía a nuestro módulo de Captura de Documentos y descubre cuánto tiempo puedes ahorrar.

¿Más información?

Con el módulo de Captura de Documentos actualizado, tendrás la capacidad del OCR en tu propia empresa. Ya no tendrás que lidiar con complicadas rutinas de integración, sino que trabajarás con una solución integral que puede adaptarse a todos los aspectos de tu industria. ¿Deseas obtener más información sobre las posibilidades del nuevo módulo de Captura de Documentos? ¿O estás interesado en cómo la automatización de procesos con DataHub puede ahorrar tiempo en tu organización? Envía un correo electrónico a info@elevate-it.es. Estaremos encantados de ayudarte.