Tras una exhaustiva selección, has tomado la decisión final. Has encontrado la solución perfecta para tu organización, has firmado el contrato y el inicio de la implantación está a la vuelta de la esquina. Estás impaciente por empezar a utilizar el nuevo sistema. Hay una tarea importante más en tu lista antes de empezar: seleccionar el equipo del proyecto. ¿Quién debe participar en la implantación? ¿Y cómo maximizar el resultado?

Saca el máximo partido a tu solución

La implantación tiene lugar en un plazo relativamente corto. En un máximo de tres meses, el nuevo sistema tiene que estar operativo y tus empleados deben ser capaces de utilizarlo. Eso supone bastante trabajo, tanto para las personas de tu organización como para la capacidad necesaria para realizar el trabajo. Por eso es importante seleccionar un equipo fuerte, motivado y equilibrado. Este equipo debe ser capaz de tomar decisiones, probar el sistema y difundir la solución con fluidez por toda la organización. Sólo así podrás sacar el máximo partido a la solución y maximizar el apoyo a esos procesos.

El equipo

Un equipo de proyecto eficaz te acerca al éxito de la puesta en marcha. Cuando la implantación avanza con fluidez, los posibles errores pueden resolverse directamente y la configuración encajará a la perfección con tu flujo de trabajo en el momento en que tus sistemas entren en funcionamiento. De este modo, te beneficiarás más de la implantación cuando ésta haya concluido. Pero, ¿cuál es la composición adecuada del equipo?

El principal interesado

En primer lugar, el equipo del proyecto está formado por la denominada parte interesada principal, o propietario del proyecto. Suele tratarse del propietario o el director general de la empresa. La parte interesada principal ha tomado la decisión de una nueva solución de software y ha firmado el presupuesto. Como parte interesada, te aseguras de que la organización acepte los cambios para que los compañeros que no forman parte del equipo del proyecto también los acepten. Por lo tanto, no participa activamente en la implantación, pero se mantiene informado. Por ello, es importante que la parte interesada participe en momentos como el Kick-off, SIM1, SIM2 y la puesta en marcha.

El responsable de proyecto

El segundo papel importante en el equipo del proyecto es el del responsable de proyecto. El responsable de proyecto suele ser elegido por tu organización como líder del proyecto. Como su nombre puede presagiar, como jefe de proyecto gestionas el proyecto y todo lo que conlleva. Facilitas el proyecto: te aseguras de que las personas adecuadas puedan incorporarse un día concreto y de que la sala de conferencias cuente con todo el equipo necesario. En resumen, pones los medios para que la aplicación se desarrolle sin problemas. En una organización relativamente pequeña, el papel de gestor del proyecto también puede ser una tarea secundaria de uno de los usuarios clave implicados en la implantación.

Los usuarios clave

Hablando de eso, el tercer papel importante -y posiblemente el más importante- que distinguimos en el equipo del proyecto son los usuarios clave. Como usuario clave, Elevate-IT te forma e instruye en el uso del nuevo sistema. Además, es responsable de tomar decisiones durante la implantación. Esto es muy importante para el éxito de la puesta en marcha. Por lo tanto, es importante que haya personas en la sala que puedan tomar decisiones sobre la implantación junto con el consultor.

Responsabilidades del usuario clave
Además de tomar decisiones, el usuario clave también es responsable de la importación de los datos maestros. El consultor le ayudará, por ejemplo, con el primer contrato, pero el resto deberá rellenarlo el mismo. Después, hay que probar el proceso en el entorno de pruebas. Que es otra tarea importante del usuario clave. Cuando todo funciona como debe, los usuarios clave empiezan a formar a los usuarios finales para que trabajen con la nueva solución.

El número de usuarios clave del equipo
Dentro del grupo de usuarios clave, deben estar representadas distintas funciones de la organización: desde un director de operaciones hasta un empleado del almacén. El tamaño de la organización, el alcance del proyecto y el número de funcionalidades determinan el tamaño del equipo del proyecto. Para obtener el máximo resultado, este equipo no puede ser demasiado grande. Durante la implantación, hay que evitar en la medida de lo posible discusiones que puedan afectar a la ruta hacia el éxito. No obstante, los conocimientos de las distintas áreas de trabajo deben estar presentes, ya que el equipo del proyecto presta apoyo a todos los procesos primarios. Por eso, el equipo del proyecto está formado por una media de dos a cuatro usuarios clave.

El trabajo en equipo hace realidad el sueño

Una vez seleccionado el equipo del proyecto, trabajamos juntos para que la puesta en marcha sea un éxito. Juntos nos aseguramos de resolver todos los problemas. ¿Quieres saber más sobre la implantación? Envía un correo a: info@elevate-it.es.