La lucha contra el Covid-19 parece estar llegando a su fin y, después de un abril, mayo y junio extremadamente lluviosos, es posible que ya estés soñando despierto con la Costa del Sol española o con un camping soleado en Francia. Sin embargo, mientras pensamos en nuestras vacaciones, es importante recordar que el negocio continúa. ¿Cómo podemos asegurarnos de que los procesos sigan funcionando sin problemas y evitar tener que preocuparnos constantemente con pensamientos como "Espero que todo salga bien"? En este blog, te brindamos algunos consejos sobre cómo transferir tus tareas y asegurarte de que tus compañeros cuenten con el conocimiento adecuado, para que puedas disfrutar de tus merecidas vacaciones sin preocupaciones.

Delegar responsabilidad y autoridad con confianza

En primer lugar, la planificación adecuada es de suma importancia. Sería inapropiado que todos los usuarios clave con conocimiento del sistema estén fuera de la oficina mientras estás de vacaciones en el campamento en Francia. En su lugar, asegúrate de poder delegar todas tus responsabilidades a los compañeros restantes para mantener la continuidad operativa. No solo pienses en el flujo ideal, sino también en posibles contratiempos que puedan surgir. ¿Cuáles son los procedimientos a seguir en esos casos? Es importante evitar depender de la frase "llámame para cualquier problema". Tal vez haya procesos que puedan ser pausados temporalmente, lo que facilitaría la tarea de tus compañeros en la oficina. En resumen, una buena preparación previa reducirá las preocupaciones durante tus merecidas vacaciones.

4 consejos para una transferencia de responsabilidades sin problemas antes de tus vacaciones:

1. Evita realizar cambios en los procesos justo antes de tus vacaciones. Deja cualquier cambio de proceso para después de tus vacaciones, evitando así el estrés entre tus compañeros y el caos cuando regreses.

2. Proporcionar instrucciones de trabajo claras. Ayuda a tus compañeros de reemplazo registrando los pasos más utilizados, incluyendo una breve explicación de por qué se siguen esos pasos. Si algo sale mal, tu reemplazo podrá consultarlo fácilmente en las instrucciones de trabajo. Por ejemplo, cómo crear plantillas, configurar contratos o ajustar la configuración del usuario. Puede parecerte sencillo, pero asegúrate de que tu reemplazo también pueda encontrar su camino.

3. Explica cómo crear un informe de soporte. Después de la transferencia de responsabilidades, tu reemplazo conocerá Dynamics como nadie más y debería ser capaz de resolver los mensajes de error por sí mismo. Sin embargo, puede haber situaciones en las que tu reemplazo encuentre un problema que no pueda resolver. La solución más rápida y efectiva es enviar un informe de soporte claro. ¿Cómo se hace esto? Prepara a tu reemplazo para los mensajes de error proporcionando tres ejemplos prácticos, consejos y guías sobre cómo enviar un informe de soporte.

4. Crea una lista de verificación de transferencia de responsabilidades para ti mismo. De esta manera, puedes asegurarte de que no olvidas nada importante. Revisa la lista justo antes de tus vacaciones. ¿Has revisado todo? Entonces estarás listo para que tu reemplazo asuma sus tareas.

Afrontar errores inesperados

Aunque hayas transferido tus responsabilidades antes de irte de vacaciones, aún existe la posibilidad de que algo no salga según lo planeado. Por ejemplo, podrías encontrarte con una ventana emergente inesperada en tu pantalla. ¿Sabrán tus compañeros qué hacer en ese caso?

Enfoque lógico

El primer paso siempre es pensar lógicamente. ¿Hice algo fuera de lo habitual? ¿Seguí los procedimientos estándar correctamente? ¿Este problema ocurre en todos los archivos o solo en este documento específico? Intenta identificar un factor común que te acerque a la solución.

Trabajo de macro a micro

Luego, trabaja de grande a pequeño. ¿En qué tipo de documento estás trabajando? ¿Con qué documento específico? ¿En qué línea o sección se presenta el problema? De esta manera, puedes acotar el alcance del problema y crear un contexto más específico para encontrar una solución. Aunque quizás no encuentres la solución de inmediato, entender mejor el proceso te proporcionará información valiosa para los siguientes pasos.

Nuestro equipo de soporte está encantado de brindar ayuda

Si después de intentar solucionar el problema por ti mismo, necesitas la asistencia de nuestro equipo de soporte, estamos aquí para ayudarte. Resolver problemas de soporte es un esfuerzo colaborativo entre Elevate-IT y tú. Recuerda que, aunque tus procesos pueden ser claros para ti, nuestros compañeros de soporte se encuentran con diversas variables en cada cliente. Es posible que necesiten recorrer contigo el proceso paso a paso, ya que cada cliente utiliza los estándares de manera única. Por esta razón, proporcionar información detallada es crucial para agilizar la resolución del problema. Un ticket con una descripción vaga como "el proceso de recepción no funciona" no brinda suficiente contexto a nuestro equipo de soporte, lo que puede llevar más tiempo en la investigación de la causa raíz. ¡Para ahorrar tiempo, asegúrate de proporcionar información específica y detallada sobre el problema que estás experimentando!

Agregar el Callstack al ticket para una resolución rápida y eficiente

Para ayudarnos a resolver tu ticket de manera rápida y eficiente, te recomendamos adjuntar el Callstack al mismo. Aunque pueda sonar complicado, el Callstack no es más que una descripción detallada del código utilizado. Puedes copiar este texto cuando encuentres el "Último error". Si el error ocurre en la pantalla de escaneo, también puedes descargar un archivo .txt a través de las "Sesiones de escaneo". Nuestro equipo de soporte te agradecerá que adjuntes este archivo de texto a tu ticket, ya que nos brindará información valiosa para resolver el problema de manera efectiva.

Regresar al trabajo con energías renovadas

En última instancia, el objetivo es regresar al trabajo con energías renovadas y sin sorpresas desagradables. La prevención es mejor que la curación, y al seguir los pasos anteriores aumentarás la posibilidad de evitar situaciones difíciles. Por lo tanto, tómate el tiempo necesario para realizar una transición adecuada, y verás cómo todo funcionará sin problemas tanto para ti como para tus compañeros de trabajo.