El auge de la inteligencia artificial (IA) es inevitable. Donde hace unos años sólo podíamos adivinar el uso práctico de la IA. Hoy en día, se escriben textos enteros con la ayuda de programas de IA como ChatGPT. Y la IA también ofrece soluciones para tus procesos logísticos. Quizá no generando textos, pero sí reconociéndolos. En un blog anterior, ya escribimos sobre el renovado módulo de Captura de Documentos, con el que puedes capturar documentos en tu sistema utilizando IA. En este blog, compartimos más formas en las que puedes utilizar con éxito la IA en tus operaciones logísticas.

De la captura de documentos al reconocimiento de formularios

Antes de profundizar en el nuevo módulo, empecemos por el nombre. A partir de ahora, ya no llamaremos a la nueva solución Captura de documentos. En su lugar, la llamaremos Reconocimiento de Formularios. Como podrás observar, este nombre se basa en la función de Azure que utilizamos. Y dice inmediatamente más sobre las posibilidades que ofrece: procesar todos los documentos con una forma estructurada ("formularios"). Una potente adición al módulo existente Document Capture Essentials, que puede añadir archivos adjuntos basándose en el reconocimiento de códigos de barras.

Aplicación del reconocimiento de formularios

En tu proceso logístico, tienes que tratar con una gran diversidad de documentos entrantes. Sólo las facturas entrantes son diferentes para cada proveedor. Esto es complejo para el software de OCR. Sin embargo, el reconocimiento de formularios basado en IA puede aprender y, por tanto, tratar mejor estos documentos diferentes cada vez que se utiliza.

Facturas de compra

Siguiendo con el ejemplo anterior, la aplicación más obvia del reconocimiento de formularios es el reconocimiento de facturas de compra. Esto no sólo permite el reconocimiento de la información global (proveedor, importe total, etc.), sino también el reconocimiento de las líneas. Y, el reconocimiento de las facturas que reciba digitalmente o que ya estén escaneadas. La factura de compra se creará automáticamente para ti en tu software y sólo tendrás que hacer una comprobación final. Así es como puedes ahorrar mucho tiempo en tu proceso al utilizar el reconocimiento de formularios.

Tramitación automática de facturas de compra

Aunque el reconocimiento del contenido de la factura pueda sonar ya complicado, en realidad eso no es ni la mitad del trabajo. La verdadera complejidad reside en aplicar los datos que se encuentran en la factura. Porque al final, lo que se quiere es automatizar completamente el procesamiento de todas las líneas de la orden de compra. Así es como realmente se ahorra tiempo.

Una automatización bastante sencilla consiste en capturar las líneas automáticamente en una cuenta fija del libro mayor. Más avanzado es cuando la cuenta depende del proveedor. Y un paso más allá es cuando la solución reconoce automáticamente los servicios. Esto ya es más complejo, ya que los servicios tienen su propia configuración de contabilización, lo que da más margen de variación a las cuentas de mayor, los centros de coste y las dimensiones. La automatización más avanzada es la integración completa de tu proceso de archivo. Es posible vincular automáticamente las líneas de la factura de compra a una regla de costes en tu archivo FMS. De este modo, mejoras el control sobre el resultado y las reservas en el archivo.

Una condición indispensable para aplicar el reconocimiento de formularios de este modo es que basten los datos de la factura. Además, tu administración debe estar preparada para manejarlo correctamente. Por ejemplo, el reconocimiento de líneas de coste sólo funciona si estas líneas coinciden con los ficheros a los que deben transferirse.

Reconocimiento de NOA a documentos aduaneros

Además de las facturas de compra, el reconocimiento de formularios puede reconocer y procesar automáticamente todo tipo de documentos en el software. En tus procesos, es probable que determines a qué archivo o pedido debe adjuntarse en función del contenido del archivo PDF. A continuación, el pedido puede pasar al siguiente estado. En flujos de trabajo similares, varios clientes ya procesan avisos de llegada (NOA) u otros documentos aduaneros (EX A) automáticamente con la ayuda de Reconocimiento de formularios.

Además, ya hay varias solicitudes de otros documentos de aduanas, la NVWA y formularios utilizados en puertos (aéreos). En otras palabras, mientras tú lees esto, nuevos modelos se desarrollan y se liberan. Todo para ayudarte a procesar los documentos entrantes sin necesidad de echarles un vistazo.

¿El reconocimiento de formularios es una respuesta para todo?

¿La respuesta es sencilla? Sí. El reconocimiento de formularios puede aplicarse en muchas situaciones diferentes. Y sí, el reconocimiento de los campos se realiza sin problemas en más del 99% de los casos. Sin embargo, el reconocimiento de formularios no siempre es la solución más eficaz para tus operaciones.

Digitalizar las comunicaciones, también sin IA

A pesar de la tasa de éxito del reconocimiento de formularios, a veces otras vías pueden ser más adecuadas que la IA o el software de reconocimiento de formularios. Por ejemplo, para ese proveedor que solo le envía cuatro facturas al año y para el que tiene un flujo administrativo específico. Tu empleado financiero procesa fácilmente esta factura en diez minutos. Mientras que una solución estandarizada puede costarle dos días de programación.

O piensa en el proveedor que te envía varias facturas a la semana. ¿Quizá pueda enviar estas facturas a través de UBL o XML? Lo mismo ocurre con tu cliente, que envía sus pedidos en archivos PDF bien estructurados. ¿Quizá pueda enviarte el mismo pedido por CSV o XML?

Para este tipo de clientes y proveedores, la comunicación a través de EDI (o API) puede ser más eficaz. Puede parecer más complicado que el reconocimiento de texto, pero también puede reducir muchos malentendidos. Si es así, estaremos encantados de ayudarte a realizar esta integración.