Al gestionar un almacén, una gestión precisa del inventario es esencial. Los diarios juegan un papel crucial en esto. Garantizan que todos los movimientos de stock se registren correctamente y te dan un control completo sobre lo que ocurre en el almacén. Pero, ¿cómo funciona un diario y cómo afecta a la gestión de tu inventario? En este blog, te explicaremos cómo crear un diario, los diferentes tipos de diarios y cómo te ayudan a corregir errores y optimizar el inventario.

Dos formas de crear un diario

Existen dos formas de crear un diario: automáticamente a través de los movimientos de stock o manualmente cuando deseas hacer cambios específicos.

1. Automáticamente a través de movimientos de inventario

Los diarios se crean automáticamente cuando ocurren cambios en el inventario. Por ejemplo, durante la entrada, salida o cuando se mueven artículos. Estos cambios se registran en las entradas del libro mayor de artículos, que puedes considerar como el “disco duro” de tu sistema. Al rastrear un cambio, es importante consultar las entradas del libro mayor de artículos.

Consejo: Las entradas del libro mayor de artículos ofrecen una visión completa de todos los cambios en el inventario. ¿Quieres saber qué pasó con tu inventario? Siempre consulta los registros de artículos para obtener una vista detallada.

¿Cómo reconozco las entradas del libro mayor de artículos?
Al ver los artículos, es importante fijarse en el número de secuencia (orden de las entradas), la fecha de la entrada y el número de documento. El número de documento indica en qué documento o diario se realizó la modificación. Puedes ingresar el número de documento tú mismo en una entrada de diario manual. A menudo, los diarios no se reconocen de inmediato porque la numeración es desconocida. Esta numeración se puede encontrar en los “Ajustes del Almacén 3PL”. Estos ajustes proporcionan una numeración predeterminada si no se especifica un número de documento en el diario.

2. Crear un diario manualmente

A veces es necesario crear un diario manualmente. Por ejemplo, cuando deseas cambiar un campo en el contenido del lote o del carrier, realizar un inventario físico o registrar un movimiento administrativo.

¿Cuándo uso un diario?

Existen varios tipos de diarios, cada uno con una función específica.

Diario Físico de Inventario (3PL)

Utilizas este diario cuando deseas llevar un registro del peso o del número de artículos en tu inventario. Por ejemplo, si descubres que hay más cajas o piezas en un pallet de las que están registradas administrativamente, puedes usar el campo “Número (Inventario)” para corregir los números.

Si deseas usar correctamente un diario de inventario, puedes seguir la instrucción "Diario Físico de Inventario (3PL)“.

Diario de Transferencia de Artículos

Este diario es útil cuando deseas mover físicamente inventario o cambiar campos en los datos de inventario. Por ejemplo, si se cometió un error al ingresar el número de contenedor, puedes corregirlo a través del Diario de Transferencia de Artículos ajustando el campo “Nuevo Número de Contenedor”.

Cuando utilizas un diario de transferencia de artículos, lo haces a través de una propuesta de transferencia. Para obtener instrucciones completas, consulta la página de aprendizaje del Diario de Transferencia de Artículos.

Diario de Artículos

El diario de artículos te permite agregar fácilmente nuevo inventario al sistema. Puedes hacerlo importando el inventario desde Excel o ingresándolo directamente desde el diario de artículos. Asegúrate de crear un carrier en el sistema antes de registrar el inventario.

Además, el diario de artículos te permite corregir inventario que haya sido dado de baja previamente. Por ejemplo, si accidentalmente diste de baja un carrier, puedes corregirlo fácilmente haciendo el ajuste adecuado en el Diario de Artículos.

Antes de ingresar correcciones en un diario de artículos, asegúrate de completar todos los campos con precisión. Prestar especial atención a los detalles es crucial para evitar errores contables. Las instrucciones completas se encuentran en la página de aprendizaje del Diario de Artículos 3PL.

¿Cómo se crean las reglas de contenido de lotes?

Un lote puede consistir en varios pallets (carriers). Cuando cambias campos en un diario y el sistema no encuentra inventario existente que coincida con el cambio, se crea una nueva regla de contenido de lote. De forma predeterminada, el sistema revisa los siguientes campos:

1. Número de artículo del cliente
2. Número de préstamo de retención
3. Fecha de producción
4. Fecha de vencimiento
5. Número de lote externo
6. Código de tipo de carrier
7. Código aduanero
8. Todas las características
9. Condición del artículo
10. Cantidad por carrier
11. Número del buque
12. Número del contenedor
13. Fecha de congelación
14. País de origen
15. ID del conjunto de características de DG
16. ID del conjunto de características del documento
17. ID del conjunto de características de asignación
18. Código branch
19. Código de unidad

Por ejemplo, si cambias un campo como el número de contenedor en el diario de transacciones y no coincide con el lote existente, se creará una nueva fila.

Nota: Si cambias campos de características, se creará un nuevo lote si tienes habilitado el método de coincidencia de artículos del cliente. ¿Quieres evitar esto? Entonces establece el campo Nuevo Número de Lote en el lote existente. Si vuelves a registrar el mismo lote y todos los campos coinciden, las líneas de contenido del lote se fusionarán automáticamente.