Implementación de WMS para empresas 3PL paso a paso:
Así lo hace ELEVATE
Así lo hace ELEVATE
Una implementación de WMS en un entorno logístico requiere estructura, claridad y previsibilidad. Especialmente en organizaciones 3PL, donde la operación diaria y los compromisos con los clientes no dejan margen para sorpresas.
En este blog te explicamos cómo se lleva a cabo una implementación de WMS en ELEVATE.
Desde la oferta firmada hasta un go-live estable y la transición al equipo de soporte.
Preben Van den Borne, project manager en ELEVATE, te guía a lo largo de todo el proceso.
Cómo comienza una implementación de WMS en ELEVATE
Preben Van den Borne, project manager, te acompaña y muestra cómo ELEVATE mantiene las implementaciones de WMS controladas, transparentes y eficaces.
¿Cuándo empieza de verdad una implementación de WMS para ti?
Para mí, una implementación empieza realmente en el momento en que se firma la oferta. A partir de ese momento, como project manager, asumo el proyecto por completo y me convierto en el punto de contacto central para el cliente. Más adelante en el proceso, este rol pasa a nuestros consultores y yo sigo el proyecto desde un segundo plano.
¿Cómo está organizado el project management en ELEVATE?
Trabajamos con un enfoque centralizado desde nuestra sede central en Kontich. Dado que ELEVATE opera en varios países como partner exclusivo de Boltrics, esto es esencial. Así puedo controlar la capacidad, la planificación y la calidad no solo por proyecto, sino también a nivel global, en todos los mercados.
¿Ya estás involucrado antes del inicio oficial del proyecto?
Indirectamente, sí. Cada mes, los equipos de sales y operations tienen una reunión de Sales-to-Operations. Esto me da una buena visión de los proyectos que se avecinan, de cómo está la capacidad del equipo y de dónde pueden surgir posibles cuellos de botella. Es sobre todo un momento informativo, pero clave para poder realizar planificaciones realistas.
¿Qué ocurre después de la firma?
Entonces empieza el verdadero trabajo. Asumo la dirección de todo el proceso y, junto con nuestros consultores, acompaño al cliente a lo largo de todas las fases de la
implementación. A continuación, explico cómo está estructurado este recorrido de forma concreta, en ocho pasos claros.
Paso 1 – Transferencia de Sales a Operations
Se ha recibido la oferta firmada. El proyecto comienza oficialmente.
En primer lugar, planifico una reunión de traspaso con el responsable de sales. Tras una breve explicación general sobre el cliente, revisamos la oferta en detalle. Analizamos a fondo el alcance del proyecto y los presupuestos asociados.
También se tratan posibles puntos de atención adicionales, como, por ejemplo, el hardware que también ofrecemos.
Con esta información empiezo a sentar las primeras bases: la planificación, la asignación del consultor y el calendario global.
A continuación, tiene lugar una transferencia de Sales a Operations más amplia con todo el equipo del proyecto.
De este modo, todos parten con la misma visión y con acuerdos claros.
Paso 2 – Check-in con la organización
Durante la presentación de check-in conozco al cliente y, al mismo tiempo, le presentamos nuestra forma de trabajar. Además de esta presentación mutua, se alinean muchos aspectos prácticos, como la planificación, el alcance del proyecto, las ubicaciones, etc.
El objetivo de esta reunión es claro: prepararnos lo mejor posible para garantizar un inicio exitoso del proyecto.
Paso 3 – Kick-off y fase de análisis
El primer día del proyecto.
Al inicio de la jornada doy una presentación de kick-off estructurada en la que se explican la metodología, la planificación y el alcance del proyecto. Comienzo esta presentación con una ronda de presentaciones para que el equipo del proyecto se conozca desde el primer momento. Al final de la sesión, quedan claramente definidas las responsabilidades de todos los participantes del proyecto.
Después del kick-off, el consultor toma el relevo. Mediante una visita a las instalaciones y un análisis en profundidad, mapeamos los procesos operativos tal y como se llevan a cabo realmente hoy en día. No de forma teórica, sino basándonos en la realidad del trabajo diario. Este análisis constituye la base para la configuración del WMS.
Paso 4 – Simulación I: los procesos en el WMS
Después de la fase de análisis, nuestros consultores trabajan durante varias semanas en la configuración. Traducen la información recopilada durante el análisis a nuestro software, centrándose en el 75–80 % de los procesos críticos del negocio.
Durante la Simulación I, el cliente ve por primera vez sus propios procesos dentro del WMS. Este momento constituye la base para el desarrollo posterior del proyecto.
Yo explico en qué punto nos encontramos dentro de la implementación del WMS, qué elementos están dentro del alcance, qué pasos se van a seguir y quién participa en cada fase. Esto aporta calma y claridad a todos los stakeholders, tanto operativos como estratégicos.
Paso 5 – Seguimiento del proyecto y ejecución
A partir de este momento, el proyecto entra en velocidad de crucero.
El consultor trabaja de media tres días por semana junto a tu equipo. Los key users van adquiriendo conocimientos mientras la configuración se sigue afinando.
Mi rol consiste en garantizar la estructura y el progreso del proyecto.
Trabajamos con un project board compartido y planificamos reuniones de seguimiento semanales o quincenales. Durante estas sesiones revisamos el avance, los posibles riesgos y todos los elementos críticos de cara al go-live, como las integraciones, el hardware, las formaciones y los usuarios finales. De este modo, mantenemos el control sobre todos los aspectos del proyecto.
Paso 6 – Simulación II: validación y nivel de preparación
Este es el examen final de la implementación.
Los key users muestran cómo utilizarán el WMS en su operativa diaria. A través de preguntas específicas, validamos dos aspectos clave: la estabilidad de la configuración y el nivel de conocimiento de los key users.
Comienzo el día con una breve introducción para dejar claro el objetivo de la jornada. Al final del día, cierro este momento clave con una pregunta central: ¿estamos listos para el go-live?
Esta conversación se lleva a cabo de forma transparente y bien fundamentada.
Paso 7 – Go-live del WMS
Todo encaja.
El go-live es el momento en el que operación, configuración y preparación convergen.
Yo realizo el seguimiento del go-live a nivel global y ajusto cuando es necesario. El consultor brinda soporte muy cerca de la operativa, directamente en el terreno.
El objetivo es una transición controlada, con un impacto mínimo en tu operativa diaria y la máxima estabilidad desde el primer día.
Paso 8 – Transición a soporte
Después del go-live, prevemos un periodo de aftercare. El consultor sigue dando soporte hasta que la solución funciona de forma estable. A continuación, se realiza la transición formal a nuestro equipo de soporte.
Junto con nuestro Support Lead, visitamos la organización. Explicamos cómo funciona el soporte, cómo se gestionan los tickets y qué se puede esperar. Cerramos esta fase con la firma del documento de aceptación.
En paralelo, planificamos la Simulación III. Se trata de una sesión interna en la que el Lead Consultant transfiere toda la configuración al equipo de soporte, con especial atención a las desviaciones o configuraciones específicas del cliente.
Qué puedes esperar de una implementación de WMS en ELEVATE
Con claridad. De principio a fin.
«En ELEVATE optamos conscientemente por un enfoque transparente y estructurado. Así sabes en todo momento dónde estás, cuál es el siguiente paso y quién es responsable de qué».
Preben Van den Borne, project manager
Así funciona este enfoque para tu organización 3PL
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