Reconoce y procesa automáticamente los documentos entrantes en tu software logístico
La aparición de la inteligencia artificial (IA) es imparable. Mientras que hace unos años la utilidad práctica de la IA aún era incierta, hoy en día se generan textos completos con herramientas como ChatGPT. Pero la IA va más allá de la generación de textos: también ofrece grandes ventajas en sus procesos logísticos. No escribiendo textos, sino reconociéndolos.
Aplicaciones del reconocimiento de formularios
De captura de documentos al reconocimiento de formularios
Antes de explorar más a fondo las posibilidades de la IA, comenzamos con un cambio de nombre importante.
Nuestra solución renovada ya no se llama Document Capture, sino Form Recognition. Este nombre se alinea con la tecnología de Azure que utilizamos y describe directamente lo que hace la solución: reconocer y procesar formularios estructurados.
Esto representa un complemento valioso para Document Capture Essentials, que agrega archivos adjuntos basándose en el reconocimiento de códigos de barras.
Dentro de tu proceso logístico, recibes diariamente una variedad de documentos. Solo las facturas de diferentes proveedores presentan diseños diversos, lo que supone un desafío para el software OCR tradicional. El reconocimiento de formularios basado en IA aprende a identificar patrones y, con el tiempo, se vuelve cada vez más inteligente.
Procesamiento automático de facturas de compra
La aplicación más evidente del reconocimiento de formularios es la identificación de facturas de compra.
No solo reconoce los datos generales (como el proveedor y el importe total), sino también las líneas individuales de la factura. Esto funciona tanto para facturas recibidas digitalmente como para versiones escaneadas.
¿El resultado? Las facturas se crean automáticamente en tu software, dejando solo la tarea de revisión y posible complemento.
Sin embargo, la verdadera ventaja va más allá del simple reconocimiento. El mayor ahorro de tiempo se encuentra en el procesamiento automático de las líneas de factura.
De reconocimiento de facturas a automatización completa
Para aprovechar los siguientes beneficios, los datos de la factura deben estar completos y bien preparados en tu sistema administrativo. Por ejemplo, el reconocimiento de líneas de costos solo funcionará si estas ya están registradas en tus archivos.
De NOA's a documentos aduaneros
El reconocimiento de formularios no se limita a las facturas de compra. Otros documentos logísticos también pueden ser reconocidos y procesados automáticamente.
En muchos procesos, el contenido de un PDF determina a qué orden o expediente pertenece, tras lo cual el expediente recibe un nuevo estado.
Varios clientes ya utilizan el reconocimiento de formularios para:
- Notices of Arrival (NOA’s)
- Documentos de acompañamiento a la exportación de Aduanas (EX A)
Además, la demanda de procesamiento de otros documentos aduaneros, formularios de la NVWA y documentos utilizados en puertos y aeropuertos sigue creciendo.
Mientras lees esto, se están entrenando y añadiendo nuevos modelos de IA para que tus procesos sean aún más eficientes.
¿Form Recognition: la solución para todo?
La respuesta corta: sí, en muchos casos sí. Form Recognition es altamente versátil y ofrece un reconocimiento de texto sin errores en más del 99% de los casos. Sin embargo, no siempre es la solución más eficiente.
Por ejemplo, si recibes solo cuatro facturas al año de un proveedor específico y procesarlas manualmente te lleva diez minutos, el esfuerzo de programación para una solución automatizada puede no compensar el ahorro de tiempo.
O tal vez recibas facturas semanalmente de ciertos proveedores. En ese caso, podrías preguntar si pueden enviarlas en formato UBL o XML. Lo mismo aplica a los clientes que envían sus pedidos en PDF: quizás puedan cambiar fácilmente a CSV o XML.
Para comunicaciones frecuentes, una integración EDI (API) podría ser una opción aún mejor. Puede parecer más complejo que el reconocimiento de texto basado en IA, pero ayuda a eliminar interferencias innecesarias y optimizar el flujo de trabajo.
¿Más información?
¿Quieres saber más sobre las posibilidades de Form Recognition?
¿O buscas otra forma de automatizar tu comunicación con clientes y proveedores?
¡Contáctanos sin compromiso!